Was ist eine Gantt-Chart und wie funktioniert sie?
In der Gantt-Chart (auch Gantt-Diagramm) werden die Aktivitäten eines Projektes in die erste Spalte einer Tabelle eingetragen. In der obersten Zeile der Tabelle wird die Zeitachse dargestellt. Die einzelnen Aktivitäten werden dann in den jeweiligen Zeilen mit einem waagerechten Balken visualisiert. Je länger der Balken, desto länger dauert die Aktivität. Bei einer grossen Anzahl an Aktivitäten wird die Darstellung schnell unübersichtlich. Unser Gantt-Diagramm eignet sich deshalb eher für Projekte mit einer geringen bis mittleren Anzahl an Aktivitäten. Für grössere Projekte empfiehlt sich eine professionelle Lösung wie bspw. Microsoft Projects.
Eine Herausforderung liegt in der Wahl des richtigen Detaillierungsgrades. Eine zu geringe Anzahl an Aktivitäten oder nur die Darstellung von Teilprojekten ermöglicht keine ausreichende Kontrolle der Aktivitäten. Jede einzelne Tätigkeit aufzunehmen, schwächt die Aussagekraft. Die Zusammenfassung von Aktivitäten zu Projektphasen oder Teilprojekte macht das Gantt-Diagramm erheblich übersichtlicher.
Die Excel-Vorlage
Zur Verwendung dieser Gantt-Chart gehen Sie bitte folgendermassen vor:
- Laden Sie sich die Vorlage herunter.
- Öffnen Sie die Datei mit Microsoft Office(2007 und höher) oder LibreOffice (frei erhältlich unter: https://de.libreoffice.org).
- Legen Sie unter «Legende» (C4 bis C7) die verantwortlichen Personen und deren Kürzel fest.
- Fügen Sie für jede geplante Aufgabe nachstehende Elemente ein:
– Name der Aufgabe (Spalte B)
– Verantwortlicher für die Aufgabe (Spalte C)
– Geplanter Zeitpunkt des Starts als Zahl (Spalte D)
– Geplante Dauer der Aktivität (Spalte E)
Während das Projekt läuft, tragen Sie die effektiven Werte sowie den Prozentsatz der Erledigung kontinuierlich nach. Mit Hilfe von «Zeige Gantt für» können Sie jederzeit zwischen den Ansichten für «Effektiv» und «Geplant» wechseln. «Statusanzeige» lässt Sie das Anzeigesymbol für erledigte Aufgaben ändern und indem Sie die Zahl bei «Welches ist die aktuelle Woche?» anpassen, wird Ihnen die entsprechende Woche farblich markiert.
Tipps & Tricks
Bei der Arbeit mit einer Gantt-Chart (sei es diese Vorlage oder ein anderes Tool) sollte man folgendes beachten:
- Die Aktivitäten sollten nicht zu detailliert sein.
- Planen Sie Pufferzonen zwischen abhängigen Aktivitäten ein denn die Zeitplanung wird oft nicht eingehalten.
- Klären Sie vor der Erstellung der Gantt-Chart die An- respektive Abwesenheiten der beteiligten Personen.
- Führen Sie die Gantt-Chart kontinuierlich nach.
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